Comment la crise sanitaire a accéléré l’adoption de la signature électronique ?
La crise sanitaire du Covid-19 a eu, sans conteste, de très importantes conséquences sur l’organisation des entreprises ainsi que sur leur mode de travail. Et la signature électronique n’est pas en reste.
En effet, selon une étude récente, 73% d’utilisateurs relevant de départements administratif et financier au sein des entreprises ont adopté la signature électronique à la signature papier.
La crise sanitaire a accéléré l’adoption de la signature électronique dans différents domaines du fait de ses nombreux avantages tels que le gain de temps, l’économie de matériel papier et notamment la simplification des processus. De plus, la signature électronique décline une simplicité d’utilisation et la possibilité d’archivage plus facile des documents signés.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La crise sanitaire et la transformation digitale ont fait que la signature électronique devienne de plus en plus importante pour les entreprises. Il s’agit de la transposition numérique d’une signature manuscrite sur un document. La signature électronique est basée sur le principe de l’utilisation de techniques cryptographiques qui donnent la possibilité de signer des documents électroniquement et donc à distance sans obligation de présence physique. Désormais, il devient possible de signer des documents ayant trait à des formalités de manière simple et distancielle. La signature électronique peut être adoptée pour la signature de tout type de document numérique dont le PDF qui demeure le plus fréquemment utilisé en raison de la bonne stabilité du document permettant l’imposition de nombreuses signatures. Lorsque le document en question est signé et devient dématérialisé, il est important d’avoir la possibilité de disposer d’un outil numérique qui fera office de certification de l’identité des signataires et qui permettra la transmission du document de manière simple et sécurisée.
La signature électronique, l’allié contre le Covid-19
La crise sanitaire du Covid-19 a fait naître de nouvelles exigences imposées aux entreprises, tout secteur confondu, et la signature électronique en un titre principal. Dans un contexte sanitaire et économique délicat et exceptionnel, cette fonctionnalité a su apporter une réponse appropriée aux entreprises leur permettant d’assurer la continuité de leurs activités dans les meilleures conditions possibles. A souligner par ailleurs, que la signature électronique n’est pas tout à fait une nouvelle invention. En effet, elle existait déjà dans des secteurs tels que la banque, l’assurance et les RH, et investit aujourd’hui des nouveaux domaines tels que l’administratif, le financier, le juridique ou encore le commercial. La signature électronique permet donc de conclure en l’espace de quelques secondes et sans besoin de contact physique, la signature de contrats ou de documents indispensables pour la continuité de l’activité de l’entreprise. Ainsi, il est possible de recourir à la signature électronique pour signer des bons de commande, des devis, des factures, des documents de différentes natures (juridique ou comptables) et notamment des contrats de travail.
Les avantages de la signature électronique dans le contexte particulier du Covid-19
La signature électronique a révélé ses véritables avantages particulièrement dans le cadre de la crise sanitaire du Covid-19.
➔ La sécurité : La signature électronique garantit aussi bien l’intégrité du document signé que l’authenticité de la signature grâce à un système de clés de chiffrement ainsi que de tout un ensemble de processus d’identification. La signature électronique ne peut être ni falsifiée ni modifiée sur un document.
➔ Le gain de temps : Les longues semaines de confinement ont fait que de nombreuses entreprises ont vu leurs activités suspendues en raison notamment de l’impossibilité de signer des documents. La signature électronique a permis un gain de temps en évitant le déplacement d’un côté et en réduisant les processus de transmission d’un autre. Elle offre également une traçabilité précise qui rend le suivi des transactions plus optimal.
➔ Le gain en efficacité : En optant pour la signature électronique, l’on met un terme à l’impression, les coursiers et la numérisation de document. S’en est également fini de l’archivage physique en faisant place à un système qui permet de disposer d’une plateforme intuitive et sécurisée où il est possible de retrouver avec facilité ses documents.
➔ L’aspect économique : La signature électronique permet la réduction des coûts assez conséquents d’impression, de traitement ou d’expédition des différents documents. Les délais impartis au traitement des demandes sont réduits à même d’augmenter la productivité des collaborateurs grâce à la signature électronique. Les coûts des consommables d’une entreprise sont de même considérablement réduits, ce qui impacte par ricochet le volet écologique.
Comment signer un document avec une signature électronique ?
Lorsqu’un document est signé par une signature électronique, le signataire reçoit aussitôt un lien par e-mail ou dans un autre cas, dispose d’un hyperlien sur lequel il doit cliquer afin d’accéder à la page de signature. Cette dernière offre une visibilité claire du document signé. L’étape suivante consiste à accorder son consentement après avoir bien pris connaissance du contenu du document à signer. Le consentement est accordé en cochant une simple case suite à quoi, il faudra s’authentifier par le biais d’un code reçu par SMS. Une fois, toutes les étapes passées, les signataires reçoivent par e-mail ou sur un espace dédié les documents signés. Bien entendu, afin de pouvoir utiliser la signature électronique, il est essentiel de disposer de matérielle tel qu’un ordinateur, une tablette ou un smartphone, et d’une bonne connexion Internet. Il s’agit d’une opération qui se fait en totalité en ligne.
Comment se crée une signature électronique ?
L’utilisation de la signature électronique se fait grâce à certains logiciels qui suivent de manière générale un même procédé pour la création de la signature. Le premier problème qui sera traité relève d’abord de l’action de l’émetteur de la demande de signature. Il choisit dans un premier temps le ou les documents à faire signer et les dépose dans une interface. Dans un deuxième temps, l’émetteur de la demande doit choisir le mode de signature : soit en face à face, à distance ou encore combiner les deux dans le cas il s’agit de nombreux signataires. Suite à cette étape, le logiciel en ligne génère le document PDF à signer et toutes les signatures électroniques sont alors imposées. Vient enfin l’action du tiers de confiance qui certifie et horodate le document signé ainsi que des annexes si tant est qu’ils en existent. L’identité de tous les signataires est également authentifiée et certifiée avant l’archivage du document.
Quel est le principe de la signature électronique ?
Pour être utilisée, la signature électronique d’un document PDF doit relever de nombreux aspects qui doivent être vérifiés en vue de garantir la fiabilité et la sécurité de la signature électronique. Il faut savoir que cette dernière apposée sur un document PDF représente l’équivalent d’une signature manuscrite sur un document papier. La signature électronique a pour principe une cryptographie spécifique à contrario de l’acte de paraphe numérique d’un document. Sur un plan pratique, pour utiliser la signature électronique, il faut disposer de deux éléments essentiels à savoir : un certificat attestant de l’identité du signataire ainsi qu’un dispositif permettant la signature du document.
La signature électronique a d’ores et déjà fait ses preuves depuis bien des années. Elle n’était pas encore généralisée aux nombreux domaines d’activité, mais ce sera la crise sanitaire du Covid-19 qui aura accéléré son adoption dans différents nouveaux secteurs.
Les avantages de la signature électronique, en l’occurrence dans le contexte particulier de la pandémie, ne sont plus à démontrer et le procédé investit de plus en plus de nouveaux domaines. Entre gain de temps, gain en efficacité, gain écologique et économique et de surcroît le volet sécurité, la signature électronique a clairement toute sa place dans le bon fonctionnement de toute entreprise.